Tietosuojakäytäntö
- YLEISTÄ
1.1 Mitä tämä käytäntö koskee?
Tämä tietosuojakäytäntö (”Tietosuojakäytäntö”) koskee henkilötietojen käsittelyä, joita kerätään yksittäisiltä käyttäjiltä (”sinä” ja ”sinun”) ascendhomefi.com-verkkokauppasivuston (”Verkkosivusto”) kautta. Tietosuojakäytäntö ei koske muita verkkosivustoja, sovelluksia tai ohjelmistoja, jotka on integroitu Verkkosivustoon, eikä muita kolmansien osapuolten tuotteita ja palveluja, kuten sosiaalisen median palveluntarjoajia, joihin Verkkosivustolta on linkkejä.
1.2 Mitä henkilötieto tarkoittaa?
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka suoraan tai epäsuorasti yhdessä muiden tietojen kanssa voidaan yhdistää elävään luonnolliseen henkilöön. Alla on joitakin esimerkkejä:
Nimi
Henkilötunnus
Toimitusosoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Tilaushistoria
Käyttäjätiedot
1.2 Mitä henkilötietojen käsittely tarkoittaa?
Henkilötietojen käsittely tarkoittaa mitä tahansa henkilötietoihin kohdistuvaa toimenpidettä riippumatta siitä, suoritetaanko se automaattisesti vai ei. Tämä tarkoittaa, että käsittelyyn kuuluvat muun muassa seuraavat toimenpiteet:
Kerääminen
Rekisteröinti
Yhdistäminen
Siirtäminen
Poistaminen
1.3 Miksi saamme käsitellä henkilötietoja?
Jotta henkilötietojen käsittely olisi sallittua, sille on aina oltava GDPR:n mukainen peruste, niin sanottu oikeusperuste. Tällainen oikeusperuste voi olla muun muassa:
Sinulta saatu suostumus
Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi, tässä tapauksessa Verkkosivuston käyttöehtojen ja tuotteiden ostosi perusteella
Lakisääteisen velvoitteen täyttäminen, esimerkiksi tietojen säilyttäminen kirjanpitovelvollisuuden vuoksi
Intressipunninnan perusteella tehty arvio siitä, että AscendHomen etu käsitellä henkilötietoa on suurempi kuin sinun etusi kyseisen tiedon suojaamiseen
- VERKKOSIVUSTON KAUTTA KERÄTTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
2.1 Mitä henkilötietoja keräämme?
Lähtökohtaisesti keräämme vain vähimmäismäärän henkilötietoja, jotka ovat tarpeen Verkkosivuston käyttämiseksi. Käytämme henkilötietojasi rajoitettuihin, määriteltyihin ja oikeutettuihin tarkoituksiin, jotka on nimenomaisesti määritelty tässä Tietosuojakäytännössä. Yleisesti ottaen henkilötietojasi käytetään Verkkosivuston käytön mahdollistamiseen, Verkkosivuston ylläpitämiseen ja parantamiseen, tilaustesi käsittelemiseen, asiakaspalvelun mahdollistamiseen ja tiedusteluihisi vastaamiseen, Verkkosivuston käyttöä koskevien tilastojen laatimiseen sekä oikeutettujen etujemme toteuttamiseen.
Alla on yksityiskohtaisempi yhteenveto siitä, minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme, mihin tarkoituksiin käytämme niitä ja mihin oikeusperusteisiin tukeudumme niitä käsitellessämme.
Tilaukset
Henkilötiedon tyyppi: Kun teet tilauksen Verkkosivustolla, keräämme etunimesi, sukunimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi.
Tarkoitus: Käytämme näitä tietoja tilausvahvistuksen ja kuitin lähettämiseen, tilaustesi toimittamiseen, sinuun tarvittaessa yhteyden ottamiseen sekä asiakaspalvelumme ylläpitämiseen.
Oikeusperuste: Oikeusperusteena on sopimuksemme sinun kanssasi.
Säilytysaika: Säilytämme näitä tietoja niin kauan kuin sovellettava laki edellyttää, vähintään 7 vuotta.
Maksut
Henkilötiedon tyyppi: Kun suoritat maksun, maksupalveluntarjoajamme keräävät henkilötietojasi, kuten etunimen, sukunimen, laskutus- ja toimitusosoitteet sekä maksutiedot, esimerkiksi luottokorttitiedot.
Tarkoitus: Maksutietojasi käytetään maksujen käsittelyyn ja kirjanpitomme hoitamiseen.
Oikeusperuste: Oikeusperusteena on sopimuksemme sinun kanssasi.
Säilytysaika: Säilytämme näitä tietoja niin kauan kuin sovellettava laki edellyttää, vähintään 7 vuotta.
Tiedustelut
Henkilötiedon tyyppi: Kun otat meihin yhteyttä sähköpostitse, keräämme nimesi, sähköpostiosoitteesi ja kaikki tiedot, jotka päätät antaa viestissäsi. Kun otat meihin yhteyttä yhteydenottolomakkeemme kautta, keräämme etunimesi, sukunimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja kaikki tiedot, jotka päätät sisällyttää viestiisi. Kun otat meihin yhteyttä chat-toimintomme kautta, keräämme etunimesi, sukunimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja kaikki tiedot, jotka päätät sisällyttää viestiisi.
Tarkoitus: Käytämme näitä tietoja vastataksemme tiedusteluihisi, käsitelläksemme niitä ja toimittaaksemme sinulle pyytämäsi tiedot.
Oikeusperuste: Oikeusperusteena on oikeutettu etumme kohdella asiakkaitamme hyvin ja vahvistaa/ylläpitää mainettamme, sinun suostumuksesi valinnaisten jaettujen henkilötietojen osalta tai sopimuksemme, jos tiedustelu koskee tuotetta, jonka olet ostanut meiltä.
Säilytysaika: Säilytämme näitä tietoja siihen asti, kunnes lopetat yhteydenpidon kanssamme ja arvioimme, että kyseinen tiedustelu on käsitelty.
Arvostelut
Henkilötiedon tyyppi: Kun jätät arvostelun ostamistasi tuotteista, keräämme nimesi ja kaikki tiedot, jotka päätät antaa arvostelussasi.
Tarkoitus: Käytämme näitä tietoja näyttääksemme arvostelusi Verkkosivustolla ja tarjotaksemme muille asiakkaille tai potentiaalisille asiakkaille objektiivisen mielipiteen tuotteistamme.
Oikeusperuste: Oikeusperusteena on sinun suostumuksesi.
Säilytysaika: Säilytämme näitä tietoja siihen asti, kunnes pyydät meitä poistamaan arvostelusi tai kunnes arvioimme, ettei se ole enää relevantti, esimerkiksi jos arvosteltu tuote on poistunut valikoimastamme.
2.2 Kaupallinen viestintä
Lähetämme kaupallista viestintää vain, jos (i) tilaat uutiskirjeemme, (ii) tilaat uutiskirjeen antamalla meille sähköpostiosoitteesi tai (iii) ostat meiltä jotakin ja haluamme tiedottaa sinulle samankaltaisista tuotteistamme. Tällöin saat tietoa uusista tuotteistamme, Verkkosivuston toiminnoista ja erikoistarjouksista. Oikeusperusteina ovat sinun suostumuksesi tai oikeutettu etumme edistää yhtiömme toimintaa ja myyntiä. Voit milloin tahansa kieltäytyä vastaanottamasta kaupallista viestintäämme napsauttamalla uutiskirjeissämme olevaa ”Peruuta tilaus” -linkkiä tai vastaavaa linkkiä tai ottamalla meihin suoraan yhteyttä.
2.3 Transaktioviestit
Jos katsomme sen tarpeelliseksi, voimme lähettää sinulle sähköpostitse tai tekstiviestitse tärkeitä tiedotteita, kuten tilauspäivityksiä, maksukuitteja, laskuja, toimitustietoja ja muita teknisiä tai hallinnollisia sähköpostiviestejä. Huomaa, että tällaisia viestejä lähetetään ”tarpeen mukaan”, jos ne eivät kuulu kaupallisen viestinnän piiriin, mikä voi edellyttää etukäteistä suostumustasi. Et voi kieltäytyä vastaanottamasta transaktioviestejä.
2.4 Palaute ja kysymykset
Jos otat meihin yhteyttä, voimme rekisteröidä sinulta mahdollisesti saadut kysymykset, vastaukset, valitukset, suositukset tai kiitokset. Mahdollisuuksien mukaan anonymisoimme henkilötietosi, eli poistamme kaikki henkilötiedot, jotka eivät ole tarpeen tällaisten rekisterien ylläpitämiseksi. Jos henkilötietosi anonymisoidaan siten, ettei niitä voida enää yhdistää tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, niitä ei pidetä henkilötietoina ja niitä voidaan siksi käyttää kaikkiin oikeutettuihin tarkoituksiin.
2.5 Arkaluonteiset henkilötiedot
Tietyt henkilötiedot ovat luonteeltaan erityisen arkaluonteisia ja niillä on siksi vahvempi suoja. Niitä kutsutaan arkaluonteisiksi henkilötiedoiksi. Näihin kuuluvat tiedot terveydestä, geneettiset ja biometriset tiedot, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, poliittiset mielipiteet, etninen alkuperä, seksuaalinen suuntautuminen ja seksuaalielämä sekä ammattiliiton jäsenyys. Emme kerää arkaluonteisia henkilötietoja.
2.6 Mistä saamme henkilötietosi
Saamme henkilötietosi seuraavista lähteistä:
Suoraan sinulta: esimerkiksi jos annat henkilötietosi ostaessasi meiltä jotakin tai ottaessasi meihin yhteyttä.
Suoraan tai epäsuorasti Verkkosivustolla tapahtuvan toimintasi kautta: kun käytät Verkkosivustoa, keräämme automaattisesti teknisiä tietoja Verkkosivuston käytöstäsi.
Kolmansilta osapuolilta: voimme saada sinua koskevia tietoja kolmansilta osapuolilta, joille olet aiemmin antanut henkilötietojasi, jos näillä kolmansilla osapuolilla on oikeusperuste luovuttaa henkilötietosi meille, esimerkiksi maksutarkoituksia varten.
2.7 Henkilötietojen antamatta jättämisen seuraukset
Jos päätät olla antamatta meille henkilötietojasi, kun pyydämme niitä, emme välttämättä voi suorittaa tiettyjä pyydettyjä prosesseja, esimerkiksi käsitellä tilaustasi, etkä välttämättä voi käyttää kaikkia Verkkosivuston toimintoja, vastaanottaa pyytämiäsi tietoja tai saada vastaustamme. Ilmoitathan meille välittömästi, jos katsot, että jotkin keräämämme henkilötiedot ovat liiallisia tai tarpeettomia aiottuun tarkoitukseen nähden.
- HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
3.1 Säilytysaika, henkilötiedot
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin kyseisiä tietoja tarvitaan tässä Tietosuojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin tai kunnes pyydät meitä päivittämään tai poistamaan henkilötietosi, riippuen siitä, kumpi tapahtuu ensin. Eri henkilötietotyyppien tarkka säilytysaika ilmenee edellä kohdasta 2.1. Kun henkilötietojasi ei enää tarvita niiden käyttötarkoitukseen eikä meillä ole muuta laillista perustetta niiden säilyttämiseen, poistamme henkilötietosi järjestelmistämme välittömästi turvallisella tavalla. Lähtökohtaisesti emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on ehdottoman tarpeellista.
3.2 Säilytysaika, tiedot
Säilytämme sinuun liittyviä anonyymejä tietoja, eli tietoja, joita ei pidetä henkilötietoina, niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin. Tämä tarkoittaa tietojen säilyttämistä ajanjakson ajan, joka on tarpeen liiketoimintamme hallinnoimiseksi, sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi, oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi, auditointien suorittamiseksi, lakien ja sääntöjen noudattamiseksi sekä mahdollisten riitojen ratkaisemiseksi.
3.3 Lakiin perustuva säilytysaika
Kun olemme lain mukaan velvollisia säilyttämään henkilötietojasi tietyn ajan, esimerkiksi kirjanpitoa ja liiketoimintarekistereitä varten, säilytämme henkilötietojasi sovellettavan lain edellyttämän ajan, useimmissa tapauksissa seitsemän vuotta, ja poistamme henkilötiedot turvallisesti heti, kun tarvittava säilytysaika on päättynyt.
- HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN JA JAKAMINEN
4.1 Miten suojaamme henkilötietosi
Toteutamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia, jotka suojaavat henkilötietojasi muun muassa katoamiselta, väärinkäytöltä, luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta. Toteuttamiimme turvatoimiin kuuluvat turvalliset verkot, vahvat salasanat, henkilöstömme rajoitettu pääsy henkilötietoihisi, monivaiheinen tunnistautuminen, henkilötietojen anonymisointi silloin kun se on mahdollista, säännölliset päivitykset, tietoturvapäivitykset ja henkilötietojen käsittelijöidemme huolellinen arviointi.
4.2 Milloin jaamme henkilötietojasi
Lähtökohtaisesti emme jaa henkilötietojasi. Jos se kuitenkin on tarpeen henkilötietojesi aiottua tarkoitusta varten, luovutamme henkilötietojasi yrityksille, jotka tarjoavat palveluja puolestamme tai tukevat meitä toiminnassamme, eli niin sanotuille henkilötietojen käsittelijöillemme. Tässä yhteydessä henkilötietojasi voidaan jakaa yrityksille, jotka tarjoavat meille teknisiä tukipalveluja, kuten hosting-, maksunkäsittely-, toimitus- ja sähköpostijakelupalveluja. Henkilötietojesi luovuttaminen rajoittuu tilanteisiin, joissa se on tarpeen seuraaviin tarkoituksiin:
Varmistaa, että Verkkosivusto toimii asianmukaisesti;
Toimittaa tilaamasi tuotteet;
Käsitellä maksusi;
Vastata tiedusteluihisi;
Toteuttaa oikeutettuja etujamme;
Ylläpitää oikeuksiamme ja turvallisuuttamme sekä ehkäistä/estää petoksia;
Täyttää sopimusvelvoitteemme; ja
Lainvalvontatarkoituksiin.
4.3 Miten jaamme henkilötietojasi
Vaikka yhtiömme ja useimmat yhteistyökumppanimme sijaitsevat Ruotsissa eli Euroopan talousalueella (ETA), osa henkilötietojen käsittelijöistämme sijaitsee ETA:n ulkopuolella. Siksi saatamme joutua siirtämään henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle. Jos tällainen siirto on tarpeen, varmistamme, että maa, jossa henkilötietojen käsittelijämme sijaitsee, takaa henkilötiedoillesi riittävän suojan tason, tai teemme henkilötietojen käsittelijöiden kanssa sopimuksen, joka varmistaa tällaisen suojan, esimerkiksi henkilötietojen käsittelysopimuksen, joka perustuu ennalta hyväksyttyihin vakiosopimuslausekkeisiin.
- OIKEUTESI
5.1 Käsittelyn valvonta
Sinulla on aina oikeus valvoa, miten käsittelemme henkilötietojasi. Lain mahdollisia rajoituksia lukuun ottamatta sinulla on seuraavat oikeudet:
Oikeus saada pääsy tietoihin – voit saada kopion järjestelmissämme säilyttämistämme henkilötiedoista sekä luettelon tarkoituksista, joihin henkilötietojasi käsitellään;
Oikeus oikaisuun – voit pyytää meitä korjaamaan sinua koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot;
Oikeus poistamiseen – voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme;
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä;
Oikeus tietojen siirrettävyyteen – voit pyytää meitä toimittamaan sinulle kopion henkilötiedoistasi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtämään nämä henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle;
Oikeus vastustaa käsittelyä – voit pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käsittelyn;
Oikeus peruuttaa suostumus – sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi, jos olet antanut sellaisen; tai
Oikeus tehdä valitus – voit tehdä valituksen henkilötietojesi käsittelystämme.
5.2 Oikeuksien käyttäminen
Jos haluat käyttää jotakin edellä mainituista oikeuksistasi, ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen ascendhomefi@outlook.com, kirjoita aihekenttään ”GDPR – pyyntö” ja selitä pyyntösi yksityiskohtaisesti. Pyyntösi oikeutuksen varmistamiseksi voimme pyytää sinua toimittamaan tunnistetietoja, jotta voimme tunnistaa sinut järjestelmässämme. Vastaamme pyyntöösi mahdollisimman pian ja aina kohtuullisessa ajassa, kuitenkin enintään 30 päivän kuluessa. Jos et ole tyytyväinen siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on myös mahdollisuus ilmoittaa henkilötietojesi käsittelystä Ruotsin tietosuojaviranomaiselle, Integritetsskyddsmyndighetenille. Sujuvan ja tehokkaan käsittelyn vuoksi suosittelemme kuitenkin, että otat ensisijaisesti yhteyttä meihin, jotta voimme auttaa sinua mahdollisissa kysymyksissä ja huolenaiheissa.
- MUUTA
6.1 Voimassaolo
Tämä Tietosuojakäytäntö tulee voimaan Tietosuojakäytännön yläosassa ilmoitettuna päivänä (”Viimeksi päivitetty”) ja pysyy voimassa, kunnes me irtisanomme tai päivitämme sen.
6.2 Muutokset ja päivitykset
Pidätämme oikeuden tarkistaa tätä Tietosuojakäytäntöä ajoittain. Viimeisimmän muutoksen päivämäärä ilmoitetaan Tietosuojakäytännön lopussa. Jos teemme muutoksia Tietosuojakäytäntöön, julkaisemme nämä muutokset Verkkosivustolla. Suosittelemme siksi, että luet tämän Tietosuojakäytännön säännöllisesti, jotta huomaat mahdolliset muutokset. Jos muutamme Tietosuojakäytäntöä tavalla, joka poikkeaa olennaisesti siitä, mitä ilmoitettiin silloin, kun mahdollinen suostumus kerättiin, ilmoitamme sinulle näistä muutoksista ja pyydämme tarvittaessa sinulta uuden suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn.
6.3 Alaikäisten henkilötiedot
Verkkosivustoa ei ole tarkoitettu alle 18-vuotiaiden henkilöiden käyttöön. Siksi emme tietoisesti kerää henkilötietoja lapsilta. Jos saat tietää, että lapsi on toimittanut meille henkilötietojaan ja olet lapsen vanhempi tai huoltaja, ota meihin välittömästi yhteyttä, niin poistamme lapsen henkilötiedot järjestelmistämme.
6.4 Yhteystiedot
Älä epäröi ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tästä Tietosuojakäytännöstä, henkilötietojesi käsittelystä tai jos haluat pyytää rekisteriotetta.